Konec nájmu kanceláře má dvě části. První je stěhování do nových prostor, druhá předání těch starých. Ta druhá se často podceňuje, přitom na ní závisí vrácení kauce a to, jestli se s pronajímatelem rozejdete bez sporů.
Upozornění: rozhodující je vždy vaše nájemní smlouva. Tento článek shrnuje, na co se obvykle myslí, nenahrazuje právní radu.
Začněte nájemní smlouvou
Než začnete cokoliv vyklízet, přečtěte si, co smlouva říká o skončení nájmu:
- Datum předání a jestli jde o konkrétní den, nebo lhůtu.
- Stav při předání: zda prostory vracíte v původním stavu, nebo s přihlédnutím k běžnému opotřebení.
- Úpravy, které jste dělali: příčky, kabeláž, klimatizace, kuchyňka. Některé smlouvy vyžadují jejich odstranění, jiné je nechávají pronajímateli.
- Kauce: kdy a za jakých podmínek se vrací.
- Předávací protokol: kdo ho podepisuje a co obsahuje.
Co vyklidit a kam to dát
Při vyklízení kanceláře se obvykle sejdou čtyři skupiny věcí:
- Stěhuje se: nábytek a vybavení, které pojede do nových prostor.
- Dá se použít jinde: funkční nábytek, který nepotřebujete. Dá se nabídnout k odprodeji nebo darovat.
- Odpad: rozbitý nábytek, koberce, krabice. Odváží se k likvidaci.
- Elektroodpad: počítače, monitory, tiskárny, kabely. Patří k ekologické likvidaci, ne do běžného odpadu.
Nejefektivnější je vyklízení spojit se stěhováním: při prohlídce se označí, co jede do nových prostor a co pryč, a vše proběhne v jednom termínu.
Počítače a data
Staré počítače, notebooky, tiskárny s pevným diskem a síťová úložiště obsahují data. Před likvidací nebo prodejem je potřeba data bezpečně smazat nebo disky zničit. Pokud firma zpracovává osobní údaje, je dobré mít o tom záznam. Neodkládejte techniku do kontejneru, i když vypadá nefunkčně.
Uvedení do původního stavu
Po vyklizení obvykle zbývá:
- odstranit nástěnky, police a držáky ze stěn a zapravit díry, pokud to smlouva vyžaduje,
- odstranit vlastní kabeláž, pokud ji pronajímatel nechce převzít,
- vymalovat, pokud je to ve smlouvě,
- uklidit, včetně kuchyňky, sociálního zázemí a sklepní kóje,
- vrátit klíče, karty a ovladače od parkování.
Předávací protokol a fotky
Při předání projděte prostory společně se zástupcem pronajímatele. Do protokolu zapište stav místností, stavy měřidel (elektřina, voda, teplo), počet vrácených klíčů a karet a případné vady. Udělejte vlastní fotky všech místností s datem. Pokud se později objeví spor o stav prostor, fotky z předání jsou nejlepší důkaz.
Časová rezerva
Nenechávejte vyklizení na poslední den nájmu. Ideálně se stěhuje o víkend nebo dva dřív, v posledních dnech se vyklízí zbytek, uklízí a opravuje, a na předání zbývá klidný den. Pokud se termín nedá posunout, domluvte vyklizení a stěhování jako jednu akci, ať nečekáte na dvě firmy.
Checklist k předání
- prostory prázdné včetně sklepa, půdy a skladu,
- elektronika ekologicky zlikvidovaná, data smazaná,
- stěny a podlahy ve stavu podle smlouvy,
- úklid hotový,
- klíče, karty a ovladače připravené k vrácení,
- odečtené stavy měřidel,
- vlastní fotky všech místností,
- podepsaný předávací protokol.
Kauce a vyúčtování služeb
Po předání prostor obvykle následuje vyúčtování služeb (energie, voda, teplo, úklid společných prostor) a vrácení kauce, případně po započtení nákladů na opravy. Uschovejte si předávací protokol, fotky a stavy měřidel, dokud není vše vyrovnané. Pokud pronajímatel kauci nevrací nebo strhává částky, které neodpovídají protokolu, fotky z předání jsou nejsilnější argument.
Kdy s vyklízením začít
Orientační rozvrh pro středně velkou kancelář:
- Dva až tři měsíce předem: přečíst smlouvu, zjistit požadavky pronajímatele na stav prostor, rozhodnout, co se stěhuje.
- Měsíc předem: nabídnout nepotřebný nábytek k prodeji nebo darování, objednat vyklízení a případně malíře a úklid.
- Dva týdny předem: vyřídit ekologickou likvidaci elektroniky a smazání dat.
- Týden předem až poslední dny: stěhování, vyklizení zbytku, opravy, úklid.
- Den předání: společná prohlídka, protokol, fotky, klíče.
Nábytek: prodat, darovat, nebo zlikvidovat
Kvalitní kancelářský nábytek, například polohovací stoly nebo ergonomické židle, má i v použitém stavu hodnotu. Dá se nabídnout výkupu použitého nábytku, kolegům z jiných firem nebo darovat neziskové organizaci či škole. Levný nábytek ze sestav, který se při rozebírání poškodí, obvykle končí v likvidaci. Rozhodněte se dost brzy, protože výkup nebo darování potřebuje čas na domluvu.
Sporná místa při předání
Při předání kanceláří se nejčastěji řeší:
- díry ve stěnách po policích, nástěnkách a televizích,
- poškozený koberec nebo podlaha pod kolečky židlí,
- stopy po lepicí pásce a samolepkách na sklech a dveřích,
- chybějící klíče od skříněk a kancelářských dveří,
- věci zapomenuté ve sklepní kóji nebo ve sdíleném skladu.
Pokud tyto body projdete sami předem, předání bývá rychlé a bez dohadování.
Jak vyklízení kanceláří probíhá u nás, popisujeme na stránce vyklízení kanceláří.
Končí vám nájem?
Napište nám datum předání a co se má odvézt. Navrhneme termín vyklizení, případně spolu se stěhováním.
Související služba: Vyklízení kanceláří