Nábytek se dá postavit kdykoliv. To, co rozhoduje, jestli firma v pondělí pracuje, je technika. Píšeme to z pohledu firmy, která se jinak živí správou IT a sítí, a proto ví, kde se stěhování techniky nejčastěji zadrhne.
Nové prostory připravte dřív než nábytek
- Internet. Objednejte ho, jakmile znáte adresu. Zřízení v nové budově může trvat i několik týdnů. Pokud to nestihne, připravte náhradní řešení (například mobilní připojení) pro první dny.
- Zásuvky a síťové porty. Projděte plánek: je u každého stolu elektřina a síťová zásuvka? Kde bude tiskárna, kde Wi-Fi přístupový bod?
- Místo pro rack. Serverovna nebo technická místnost potřebuje větrání, samostatný jistič a ideálně záložní zdroj. Ověřte, že nová místnost to umí.
- Síť předem. Pokud to jde, nechte síťové prvky nainstalovat a otestovat ještě před stěhováním pracovních míst.
Inventura a štítky
Udělejte seznam techniky po pracovních místech: počítač nebo dokovací stanice, monitory, klávesnice a myš, telefon, případně osobní tiskárna. Každý kus dostane štítek s číslem pracovního místa podle plánku nové kanceláře.
Kabely štítkujte na obou koncích. U pracovních míst to bývá jednoduché, u racku a serverovny je to zásadní: každý kabel by měl mít označení, kam patří (port, zařízení). Před odpojením vše vyfoťte. Fotka zapojení zadní strany racku ušetří hodiny.
Záloha před vypnutím
Při převozu by se nic stát nemělo, ale disky nemají rády otřesy a staré servery po vypnutí občas nenaběhnou. Před stěhováním:
- udělejte úplnou zálohu serverů a síťových úložišť a ověřte, že jde obnovit,
- zkontrolujte, že zálohy nejsou jen na zařízení, které se stěhuje,
- zapište si přihlašovací údaje a konfiguraci síťových prvků na bezpečné místo,
- u notebooků zkontrolujte, že data jsou synchronizovaná do cloudu nebo na server.
Pořadí vypnutí a zapnutí
U serverovny záleží na pořadí. Obecný postup bývá:
- upozornit uživatele a vypnout aplikace,
- vypnout servery a úložiště řízeně, ne vytažením ze zásuvky,
- vypnout síťové prvky a záložní zdroj,
- na novém místě zapojit nejdřív napájení a síť, potom úložiště, potom servery,
- ověřit, že služby běží, a teprve pak pustit uživatele.
Konkrétní pořadí závisí na vaší infrastruktuře. Pokud máte správce IT, nechte postup sepsat jeho.
Převoz techniky
- Monitory převážejte svisle a obalené, ideálně v originálních nebo k tomu určených obalech.
- Servery a disková pole převážejte vyjmuté z racku, pokud to výrobce doporučuje, a obalené proti otřesům.
- Tiskárny: vyjměte tonery nebo zajistěte náplně podle návodu výrobce.
- Kabely, napájecí adaptéry a příslušenství dávejte do krabice se stejným číslem jako zařízení.
Pondělí ráno: kontrola
Než přijdou lidé, projděte pracovní místa: zapnout počítač, ověřit síť, tisk, telefon. Mějte po ruce někoho, kdo vyřeší drobnosti, protože v pondělí dopoledne se vždy najde monitor u špatného stolu nebo zapomenutý napájecí kabel.
Co nechat na správci IT a co na stěhovací firmě
Rozumné rozdělení: správce IT odpovídá za zálohy, konfiguraci, pořadí vypnutí a ověření služeb. Stěhovací firma za odpojení a zapojení pracovních míst podle štítků, bezpečný převoz a fyzickou manipulaci s technikou. U serverovny se domluvte, kdo je u vypnutí a zapnutí přítomen.
Notebooky místo stolních počítačů
Pokud lidé pracují na noteboocích, stěhování techniky se výrazně zjednoduší. Notebook si každý odnese v pátek domů a v pondělí ho přinese do nové kanceláře. Stěhují se jen monitory, dokovací stanice a příslušenství. I tak je ale potřeba je označit číslem pracovního místa, protože dokovací stanice a monitory se mezi sebou snadno popletou.
Plán pro případ, že něco nenaběhne
Domluvte si předem, co se stane, když server nebo síťový prvek po převozu nenaběhne. Kdo je na telefonu, kde je záloha, jestli jde služby dočasně provozovat jinde. Většinou se nic takového nestane, ale plán vás nebude stát nic a v neděli večer ušetří nervy.
Telefony, tiskárny a drobnosti
- IP telefony se většinou dají jen přepojit, ale ověřte, že v nové síti dostanou správné nastavení. Pokud máte pevné linky, včas objednejte jejich přenesení.
- Tiskárny na pronájem často stěhuje servisní firma, která je dodala. Zeptejte se jí předem, jinak může zaniknout záruka nebo servisní smlouva.
- Docházkové a přístupové systémy (čtečky karet, kamery) se váží na budovu. Zjistěte, co je vaše a co pronajímatele.
- Drobná technika: nabíječky, redukce, webkamery a sluchátka se ztrácí nejčastěji. Patří do krabice s číslem pracovního místa, ne do „krabice na kabely“.
Wi-Fi a hesla
Pokud v nové kanceláři ponecháte stejný název Wi-Fi sítě a stejné heslo, notebooky a telefony se v pondělí připojí samy. Pokud se síť mění, připravte lidem jednoduchý návod a počítejte s tím, že první hodinu bude podpora řešit hlavně připojení.
Nejčastější chyby při stěhování techniky
- internet objednaný pozdě, firma první dny bez připojení,
- kabely v racku bez označení a bez fotky zapojení,
- záloha uložená jen na serveru, který se zrovna stěhuje,
- monitory volně v autě bez obalu,
- nikdo z IT není v pondělí ráno k dispozici.
Jak stěhování techniky řešíme my, popisujeme na stránce stěhování IT techniky.
Stěhujete kancelář i s technikou?
Napište nám počet pracovních míst a jestli máte server nebo rack. Domluvíme postup i s vaším správcem IT.
Související služba: Stěhování IT techniky