Každý den, kdy firma nepracuje, stojí peníze. U obchodu ušlé zakázky, u účetní kanceláře zpožděné uzávěrky, u call centra nedostupná linka. Dobře naplánované stěhování proto neměří jen to, jestli se nic nerozbilo, ale hlavně to, kolik pracovního času firma ztratila.
Začněte otázkou: co nesmí stát?
Než se začne řešit nábytek, sepište, co musí běžet i během stěhování. Typicky:
- telefonní linka a e-mail pro zákazníky,
- systémy, ke kterým se připojují klienti nebo pobočky (server, e-shop, rezervační systém),
- fakturace a platby, hlavně na konci měsíce,
- sklad nebo výdej, pokud ho firma má.
U každé položky si řekněte, jak dlouho může být mimo provoz a kdo za ni odpovídá. Z toho vyjde pořadí stěhování i termín.
Víkend jako základní strategie
Pro většinu kanceláří je nejjednodušší řešení stěhovat mezi pátkem a pondělím. V pátek odpoledne se balí pracovní místa, v sobotu se rozebírá, nakládá a převáží, v neděli se montuje a zapojuje technika a v pondělí ráno se pracuje. Menší kanceláře zvládnou stěhování i za jeden večer po pracovní době.
Víkendové stěhování má i praktické výhody: v budovách je volný výtah, na ulici je víc místa na parkování a nikdo z kolegů se nemotá mezi krabicemi. Podrobněji na stránce stěhování o víkendu.
Větší firmy: stěhování po etapách
Když se firma nevejde do jednoho víkendu, rozdělte stěhování do etap. Osvědčené pořadí:
- Archiv a sklad. Nepoužívají se každý den, mohou jet týden i dva předem a uvolní místo.
- Společné prostory. Zasedačky, kuchyňka, recepce. Nová kancelář tak už funguje, když přijdou první lidé.
- Oddělení s nejmenší vazbou na zákazníky. Interní týmy, vývoj, back office.
- Oddělení, která musí být dostupná, nejlépe přes víkend: obchod, podpora, recepce.
- Servery a síťové prvky podle samostatného plánu, často v noci nebo o víkendu.
Mezi etapami nechte rezervu. Pokud se něco protáhne, nechcete, aby to posunulo stěhování obchodu.
IT: největší riziko výpadku
Nábytek se dá postavit kdykoliv. Co skutečně zastaví provoz, je technika: nezřízený internet, nefunkční tiskárny, server, který po převozu nenaběhne. Proto:
- objednejte internet do nových prostor hned, jak znáte adresu,
- ověřte, že v nových prostorách jsou zásuvky a síťové porty tam, kde budou stoly,
- před stěhováním zálohujte servery a úložiště,
- počítače a monitory označte číslem pracovního místa,
- pokud je to možné, nechte novou síť nainstalovat a otestovat dřív, než přijede nábytek.
Více v článku o stěhování IT a serverovny.
Komunikace se zákazníky a dodavateli
Zákazníci by si stěhování neměli všimnout jinak než oznámením nové adresy. Pošlete ho s předstihem, uveďte datum, od kdy platí, a upozorněte na případné omezení (například že v pátek odpoledne nebude dostupná recepce). Pokud máte provozovnu, kam chodí lidé, vyvěste ceduli na staré adrese.
Plánek a štítky: nejlevnější pojistka
Jednoduchý systém ušetří hodiny: každé pracovní místo v nové kanceláři dostane číslo, každá krabice, monitor a počítač štítek se stejným číslem. Plánek visí na dveřích každé místnosti. Stěhováci pak nemusí nic řešit s vámi a v pondělí nikdo nehledá svůj šuplík.
Kdo rozhoduje v den stěhování
Určete jednoho koordinátora, který je během stěhování na místě nebo na telefonu. Stěhovací parta potřebuje rychlé odpovědi: kam patří skříň, která v plánku chybí, jestli se má rozebrat kuchyňská linka, co s nábytkem, který se nevejde do výtahu. Bez koordinátora se čeká.
Rezervy, na které se zapomíná
- rezervace nákladního výtahu na obou adresách,
- vyhrazené parkování pro auto v centru Prahy,
- přístup do budovy o víkendu (karty, klíče, ostraha),
- ochrana podlah a zárubní, kterou vyžaduje správce budovy,
- čas na předání starých prostor pronajímateli.
Ukázkový harmonogram pro firmu se čtyřiceti lidmi
Pro představu, jak může rozložení vypadat u středně velké kanceláře. Skutečný plán vždy záleží na prostorách a provozu:
- Dva týdny předem: přestěhování archivu a skladu, instalace a test sítě v nových prostorách.
- Týden předem, ve čtvrtek večer: společné prostory, zasedačky a kuchyňka. Zbytek firmy normálně pracuje ve starých prostorách.
- Pátek odpoledne: balení pracovních míst, odpojení počítačů.
- Sobota: demontáž, převoz nábytku a techniky.
- Neděle: montáž, rozmístění podle plánku, zapojení a test pracovních míst.
- Pondělí: provoz v nových prostorách, dopoledne někdo k dispozici na drobnosti.
- Následující týden: vyklizení zbytku starých prostor a předání pronajímateli.
Co když se termín posune
Nové prostory nejsou hotové, pronajímatel posune předání, internet se nestihne zřídit. Stává se to častěji, než by člověk čekal. Proto:
- dohodněte si se starým pronajímatelem, jestli je možné prodloužit nájem o pár dní nebo týdnů,
- mějte v plánu stěhování rezervu mezi předáním nových prostor a koncem starého nájmu,
- s předstihem se ptejte, jestli stavební práce v nových prostorách běží podle plánu,
- pokud se termín posune, dejte vědět stěhovací firmě co nejdřív. Víkendy na konci měsíce bývají obsazené.
Domácí kancelář jako záchranná síť
Pokud firma umí pracovat na dálku, je to při stěhování velká výhoda. Den nebo dva práce z domova mohou pokrýt etapu, kdy se stěhují pracovní místa, a pondělí v nové kanceláři pak nemusí být perfektní. Stačí, aby fungovaly notebooky, e-mail a telefon.
Stěhování firmy bez výpadku není otázka štěstí, ale pořadí kroků. Když víte, co nesmí stát, zbytek se dá naplánovat kolem toho. Jak takové stěhování připravujeme my, popisujeme na stránce stěhování firem.
Plánujete stěhování firmy?
Popište nám, co se stěhuje a co nesmí stát. Navrhneme etapy a termín.
Související služba: Stěhování firem