Stěhování kanceláře se nepokazí v den stěhování. Pokazí se o měsíc dřív, když se zapomene na internet, výpověď smluv nebo rezervaci výtahu. Tenhle checklist rozděluje přípravu do čtyř období a vychází z toho, co se při stěhování firem opakuje.
Časy berte jako orientační. Malá kancelář pro pět lidí zvládne přípravu za tři týdny, firma se sto zaměstnanci potřebuje víc než dva měsíce. Pořadí kroků ale platí pro obě.
8 týdnů předem: rozhodnutí a smlouvy
- Určete jednoho člověka, který stěhování řídí. Bez koordinátora se rozhodnutí rozpadnou mezi vedení, office managera a IT. Koordinátor sbírá podklady, rozhoduje drobnosti a je kontaktem pro stěhovací firmu.
- Zjistěte přesné datum předání nových prostor a datum, kdy musíte vyklidit ty staré. Mezi nimi je váš prostor pro stěhování.
- Objednejte internet do nových prostor. Zřízení připojení v nové budově může trvat i několik týdnů. Je to nejčastější důvod, proč firma v pondělí sice sedí v nové kanceláři, ale nepracuje.
- Projděte smlouvy, které se adresou mění: nájem, energie, úklid, ostraha, tiskárny na pronájem, kávovar, odvoz odpadu.
- Poptejte stěhování. Pošlete obě adresy, přibližný počet pracovních míst a termín. Domluvte prohlídku obou prostor.
4 týdny předem: plán a úklid
- Připravte plánek nových prostor s očíslovanými pracovními místy. Každý zaměstnanec ví, kde bude sedět, a stěhováci vědí, kam co patří.
- Rozhodněte, co nepojede. Starý nábytek, nefunkční technika, papíry po skartačních lhůtách. Co se nestěhuje, nemusí se balit ani platit za převoz. Vyklízení se dá spojit se stěhováním do jednoho termínu.
- Projděte archiv. Co se smí skartovat, co musí zůstat a co je lepší přestěhovat dřív než zbytek kanceláře. Podrobnosti v článku o stěhování archivu a skartaci.
- Domluvte s IT postup pro servery, síťové prvky a tiskárny. Kdo co vypíná, kdo ověří, že v pondělí vše běží.
- Zjistěte pravidla budov: přístup o víkendu, nákladní výtah a jeho rezervace, ochrana podlah a zárubní, kde může stát auto.
- Parkování v centru Prahy: pokud stěhujete v Praze 1, 2 nebo jiné centrální části, zjistěte, jestli potřebujete vyhrazené místo pro auto. Vyřizuje se na příslušné městské části a chce to předstih.
1 týden předem: komunikace a balení
- Pošlete zaměstnancům instrukce: kdy balit, kolik krabic, jak je označit, co si odnést domů (osobní cennosti, notebooky).
- Rozdejte krabice a štítky s čísly pracovních míst podle plánku.
- Oznamte změnu adresy: klientům, dodavatelům, bance. Změnu sídla v obchodním rejstříku řešte s předstihem a podle toho, co vyžaduje váš typ firmy.
- Připravte přesměrování: pošta, telefonní linky, případně cedule na staré adrese.
- Potvrďte termín se stěhovací firmou, správcem budovy a recepcí na obou adresách.
- Zálohujte data na serverech a síťových úložištích. Při převozu se nic stát nemá, ale záloha je levnější než nejistota.
Den stěhování
- Koordinátor je na místě nebo na telefonu po celou dobu.
- Na staré adrese zkontrolujte, že je vše zabalené a označené, než začne nakládka.
- Na nové adrese mějte vytištěný plánek na dveřích každé místnosti.
- Archiv a technika jedou zvlášť a v domluveném pořadí.
- Na konci projděte staré prostory: skříně, šuplíky, sklep, kuchyňku, serverovnu.
Po stěhování
- První den ráno zkontrolujte, že všechny počítače, tiskárny a telefony fungují.
- Sepište drobné škody nebo chybějící věci hned, ne po týdnu.
- Předejte staré prostory pronajímateli s protokolem a fotkami.
- Aktualizujte adresu na webu, v podpisech e-mailů, na fakturách a v mapách.
Jaké podklady připravit pro stěhovací firmu
Čím přesnější podklady, tím přesnější nabídka a tím méně překvapení v den stěhování. Než se ozvete, připravte si:
- obě adresy včetně patra a informace, jestli je v budově výtah a jak je velký,
- přibližný počet pracovních míst a seznam větších kusů: skříně, regály, kuchyňská linka, trezor, kopírka,
- rozsah archivu v metrech polic nebo počtu regálů,
- fotky hlavních místností a chodeb, případně plánek,
- informace o přístupu: kde může zastavit auto, jestli je u vchodu rampa nebo schody,
- požadovaný termín a jestli je pevný, nebo se dá posunout.
Z těchto informací se dá připravit první odhad. Přesnou nabídku a rozvrh pak potvrdí prohlídka.
Jak dát instrukce zaměstnancům
Stěhování se týká každého, ale většina lidí potřebuje vědět jen pár věcí. Osvědčilo se poslat jeden krátký e-mail, ideálně týden předem, a zopakovat ho den před balením:
- kdy balit (například v pátek od 13 hodin) a kolik času na to je,
- že každý balí jen obsah svého stolu a šuplíků, nábytek a technika zůstávají stěhovákům,
- jaké číslo má jeho nové pracovní místo a jak označit krabice,
- co si vzít domů: notebook, nabíječku, osobní cennosti, léky, klíče,
- kdy a kde začíná práce v nové kanceláři.
Pomůže i plánek nové kanceláře přiložený k e-mailu. Lidé si najdou své místo a v pondělí ráno nebloudí.
Kolik krabic budete potřebovat
Hrubým vodítkem bývá několik krabic na jedno pracovní místo, podle toho, kolik papírů lidé mají. K tomu krabice na společné prostory, kuchyňku a archiv, který se počítá zvlášť podle metrů polic. Raději počítejte s rezervou: chybějící krabice v pátek odpoledne zdrží víc než pár přebytečných.
Nejčastější chyby
Internet řešený na poslední chvíli. Nábytek se dá postavit za den, připojení ne. Krabice bez štítků. Bez čísel pracovních míst se v pondělí místo práce hledá. Stěhování ve všední den. Pokud to jde, stěhujte o víkendu nebo večer, ztráta celého pracovního dne bývá dražší než příplatek za termín. Jak takový víkend vypadá, popisujeme na stránce stěhování o víkendu.
Chcete stěhování naplánovat?
Pošlete adresy, přibližný počet pracovních míst a termín. Ozveme se s návrhem postupu a domluvíme prohlídku.
Související služba: Stěhování o víkendu