Archiv bývá při stěhování kanceláře nejtěžší a nejméně oblíbená položka. Krabice se šanony váží, zabírají místo v autě i v nové kanceláři a nikdo přesně neví, co v nich je. Stěhování je proto ideální chvíle archiv projít, část legálně skartovat a zbytek převézt tak, aby se na novém místě dal najít.
Upozornění: tento článek není právní ani účetní rada. Lhůty uchovávání se liší podle typu dokumentu a situace firmy. Před skartací je vždy ověřte se svou účetní nebo daňovým poradcem.
Které dokumenty se zpravidla uchovávají a jak dlouho
Orientační přehled podle platných předpisů (stav k roku 2026):
- Účetní záznamy (doklady, účetní knihy, inventurní soupisy, odpisové plány) zpravidla nejméně 5 let od konce účetního období, kterého se týkají.
- Účetní závěrka a výroční zpráva zpravidla 10 let.
- Daňové doklady u plátců DPH zpravidla 10 let od konce zdaňovacího období.
- Mzdové listy a podklady pro důchodové pojištění výrazně déle. Lhůta byla v minulých letech prodloužena (dříve 30 let, nově 45 let), u některých případů platí kratší lhůta. Tady je opatrnost na místě.
- Smlouvy obvykle po dobu trvání závazku a promlčecí lhůty, u některých typů déle.
Lhůty se většinou počítají od konce účetního nebo zdaňovacího období, ne od data vzniku dokumentu. Doklad z ledna 2021 tak nemusí jít do skartace v lednu 2026.
Postup: projít, roztřídit, rozhodnout
- Udělejte soupis. Stačí jednoduchá tabulka: regál, polička, co obsahuje, za jaké roky.
- Rozdělte archiv na tři skupiny: stěhuje se, jde do skartace, jde do externího úložiště.
- Nechte skupinu „skartace“ schválit účetní nebo odpovědnou osobou. Rozhodnutí si zapište.
- Skartujte s potvrzením. U dokumentů s osobními údaji nebo obchodním tajemstvím je vhodné použít firmu, která vydá protokol o skartaci.
- Zbytek připravte na stěhování.
Osobní údaje a GDPR
Archiv často obsahuje osobní údaje zaměstnanců a klientů: personální spisy, mzdové podklady, smlouvy. Při stěhování je důležité, aby tyto dokumenty nebyly volně přístupné. Personální spisy přepravujte v uzavřených a zapečetěných krabicích a určete, kdo je na staré adrese předá a kdo je na nové převezme. U dokumentů, které už nepotřebujete, je bezpečná skartace zároveň splněním povinnosti nedržet osobní údaje déle, než je nutné.
Jak archiv zabalit, aby se dal najít
- Pevné archivní krabice, ne banánovky. Šanony jsou těžké a měkká krabice se v autě promáčkne.
- Balte po policích. Jedna krabice odpovídá jedné části police, ne „co se tam vešlo“.
- Číslujte podle umístění: regál, police, pořadí. Například R3-P2-04.
- Na krabici napište i obsah (například „Faktury přijaté 2023 leden až červen“), ne jen číslo.
- Krabice nepřeplňujte. Plná krabice šanonů je těžká a při přenášení po schodech roste riziko, že se protrhne.
Stěhujte archiv dřív než zbytek kanceláře
Archiv se nepoužívá každý den. Pokud ho převezete týden nebo dva před hlavním stěhováním, uvolníte místo v autě i čas o víkendu, kdy se stěhují pracovní místa. Na novém místě ho můžete v klidu uložit do regálů podle původního pořadí.
Trezory a kovové skříně
Pokud máte trezor nebo kovové spisové skříně, řešte je zvlášť. Rozhoduje hmotnost, rozměry, šířka dveří, schody a nosnost podlahy v nové kanceláři. Pošlete stěhovací firmě typ nebo fotku předem, ať je na místě správné vybavení a dost lidí.
Externí úložiště místo kanceláře
Dokumenty, které musíte uchovat, ale skoro nikdy je nepotřebujete, nemusí zabírat místo v nové kanceláři. Externí archiv nebo skladový box bývá levnější než metry čtvereční v kancelářské budově. Stěhování je dobrá příležitost to rozdělit.
Kdo za archiv při stěhování odpovídá
U archivu se vyplatí určit jednoho člověka, který ho zná, typicky účetní nebo office managera. Ten schvaluje, co se skartuje, kontroluje balení a na novém místě ověří, že je vše uložené ve správném pořadí. Stěhovací firma odpovídá za bezpečné zabalení, převoz a uložení podle štítků, ale o obsahu rozhodujete vy.
Digitalizace místo papíru
Stěhování je dobrá chvíle zvážit, které dokumenty skutečně potřebujete v papírové podobě. Část firemní agendy se dá vést elektronicky a některé dokumenty lze za stanovených podmínek uchovávat v elektronické podobě. Pravidla se liší podle typu dokumentu a je potřeba je ověřit s účetní, ale i částečná digitalizace může výrazně zmenšit objem archivu, který se stěhuje a skladuje.
Praktický tip: pokud digitalizaci teprve plánujete, nespojujte ji se stěhováním do jednoho týdne. Nejdřív archiv přestěhujte a uložte, digitalizace pak může probíhat postupně.
Kolik místa archiv zabere v nové kanceláři
Archiv se často zapomene započítat do plánku nových prostor. Změřte, kolik metrů polic zabírá dnes, odečtěte to, co jde do skartace nebo externího úložiště, a ověřte, že v nové kanceláři je místo s dostatečnou nosností podlahy. Plné regály se šanony jsou těžké, v kancelářských budovách bývá vhodnější je umístit k nosné zdi nebo do suterénu.
Nejčastější chyby při stěhování archivu
- Skartace bez schválení. Co se jednou skartuje, nevrátíte. Rozhodnutí vždy nechte potvrdit odpovědné osobě.
- Krabice bez popisu obsahu. Samotné číslo nestačí, když za půl roku hledáte konkrétní smlouvu.
- Archiv jede jako poslední. Pak se skládá v neděli večer narychlo a pořadí se poruší.
- Personální spisy v otevřených krabicích na chodbě, kudy chodí cizí lidé.
Jak u nás stěhování archivu probíhá, popisujeme na stránce stěhování archivu a dokumentace.
Stěhujete archiv?
Napište nám přibližný rozsah (počet regálů nebo metrů polic) a termín. Navrhneme krabice a postup.
Související služba: Stěhování archivu